Отправка писем напрямую из CRM невозможна без подключения почтового ящика к HubSpot. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь.
Зачем нужно подключать почтовый ящик в HubSpot?
Тогда HubSpot сможет автоматически сохранять все письма, отправленные из самой CRM или из почтового клиента (через расширение для HubSpot). Кроме того, в папке Sent можно отслеживать всю исходящую переписку (для Google Apps, Gmail и Office 365 сохраняются только входящие письма).
Можно ли подключать почтовый ящик через POP3?
Нет. Пользователи HubSpot могут подключать ящики только через IMAP. POP3 и IMAP – это методы, которые используются для доступа к электронным письмам с сервера.
POP3
POP3 скачивает письмо на ваше устройство. Если вам приходит письмо, то оно сохраняется на почтовый сервер. При открытии почтового клиента письма скачиваются на ваше устройство, а затем удаляются с почтового сервера. Таким образом, письмо хранится только локально на устройстве пользователя.
Например, если вы настроили свой ящик через POP3, а затем открыли его на мобильном устройстве, то почтовый клиент закачает все письма на ваш мобильный. Если же вы откроете тот же ящик с компьютера, то не увидите там ни одного письма, поскольку они уже были закачаны на мобильный телефон и удалены с сервера.
IMAP
IMAP позволяет открывать письма с любого устройства. При доступе к почтовому ящику через IMAP он сохраняет исходное письмо на сервере и скачивает локальную копию емейла на устройство пользователя. Таким образом, вы можете открывать почтовый ящик в любое время и на любом устройстве.
HubSpot нужен доступ к вашему почтовому ящику в любой момент времени. Поэтому вся переписка должна храниться на почтовом сервере, иначе HubSpot ее не увидит. Получается, что это возможно через IMAP, но невозможно через POP3.
Если вы открыли настройки почтового клиента и увидели там подключение через POP3, то попросите IT-отдел изменить это значение на IMAP. После этого в настройках почтового клиента вы увидите список всех IMAP/SMTP серверов и портов, которые будут использоваться для синхронизации с HubSpot.
Как HubSpot находит и сохраняет ответы на письма?
Сразу после подключения почтового ящика, HubSpot получает доступ ко всей переписке, включая адреса отправителей, получателей, темы писем и их содержимое. Вся эта информация собирается в ходе прямой обработки метаданных переписки через IMAP.
Каждый ответ на письмо содержит ссылку на уникальный ID исходного сообщения. HubSpot просматривает всю переписку и ищет среди входящих ответы на письма, отправленные из CRM или уже сохраненные в ней. HubSpot может читать и сохранять содержимое письма только для емейлов, залогированных в CRM или отправленных из нее.
Какая информация логируется в CRM?
При логировании емейла в карточке контакта, либо при получении ответа на уже залогированное письмо, HubSpot сохраняет адрес почты, имя контакта, тему и содержимое письма. Все это отображается на странице контакта в CRM, как если бы вы пересылали письмо в CRM, либо добавляли HubSpot в скрытую копию. Вложения, отправленные вне CRM, сохраняются в карточке контакта в разделе Attachments.
Что HubSpot делает с содержимым писем, отправленных из CRM?
HubSpot использует содержимое письма только для отображения емейлов на странице контакта в CRM. HubSpot не передает эти данные за пределы вашей организации, не продает информацию и не добавляет ее ни в одну анонимную базу для аналитики.
Как HubSpot обеспечивает защиту подключенных ящиков?
HubSpot прилагает максимум усилий для защиты информации при передаче и сохранении персональных данных. Например, HubSpot зашифровывает данные при обмене ими с вашим компьютером, а также использует новейшие методы для обеспечения безопасности и предотвращения несанкционированного или непреднамеренного доступа к вашей сети. Подробнее можно почитать на сайте HubSpot.
Почему письмо, отправленное из CRM, не отображается в папке Sent моего почтового ящика?
После подключения почтового ящика к HubSpot через IMAP, все письма, отправленные из карточек контакта, компании или сделок, могут не отображаться в папке Sent.
При отправке письма из CRM HubSpot передает всю информацию вашему почтовому провайдеру, который затем отправляет письмо получателю через SMTP-сервера.
Если ящик, подключенный через IMAP, поддерживает флаги ящиков специального назначения (например, почтовые ящики для черновиков и отправленных сообщений), то HubSpot копирует сообщение в папку с атрибутом sent. Если почтовый ящик не поддерживает ящики специального назначения, то HubSpot копирует сообщение в первую из найденных папок с меткой sent.
Почему мой почтовый ящик был отключен?
Если вам пришло уведомление о том, что ваш ящик был отключен, то проблему можно поискать на стороне вашего почтового провайдера. Попробуйте заново подключить свой ящик. Часто возникающие проблемы, приводящие к отключению ящика:
- Отмена доступа для приложения HubSpot.
- Изменение пароля от почтового ящика.
В зависимости от типа почтового ящика, возможны следующие причины для отключения:
- Office 365: ваш почтовый ящик был перенесен.
- IMAP: ваш IMAP сервер был недоступен длительное время, либо сервер сбросил HubSpot соединение.Устранение ошибок IMAP-подключения.
- Exchange: Exchange-сервер был долгое время недоступен, либо сервер сбросил HubSpot подключение. Устранение ошибок Exchange-подключения.
- Gmail: вы отключили для HubSpot доступ к почте через Google Security Center.
Примечание: в этом году пользователям нужно будет переподключить Gmail-ящики, из-за совершенствования мер безопасности и конфиденциальности.