Для Marketing Hub Professional, Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Professional, Sales Hub Enterprise, Service Hub Professional, Service Hub Enterprise
После создания воркфлоу (Workflow) и настройки триггеров можно переходить к следующему этапу – выбору действий для автоматизированных цепочек. Действия Actions – это операции, которые будут выполняться с подходящими объектами.
Как добавить действие в воркфлоу
- Откройте свой HubSpot-аккаунт и перейдите в Automation > Workflows.
- Нажмите на название воркфлоу.
- Нажмите на иконку с плюсом +.
- На панели справа выберите действие Action и настройте его параметры.
- Нажмите Save.
Описание действий Actions
Действия в воркфлоу управляют объектами на всем протяжении автоматизированного процесса.
Delay for a set amount of time
Отсрочка между предыдущим и следующим шагом. Временной период начинает отчитываться от предыдущего действия или момента попадания в воркфлоу (если перед отсрочкой не настроены другие действия). Воркфлоу выдерживает паузу в течение заданного периода времени, а затем переключает объект на следующее действие.
Отсрочку можно задавать в днях, часах и/или минутах.
Примечание: Для воркфлоу с типом «Дата» (Center on a date или Center on a date property) пауза перед следующим шагом отсчитывается от выбранной даты или свойства с датой.
Delay until a day or time
Это действие останавливает воркфлоу до наступления определенного дня недели или времени суток.
Пример: вы настраиваете воркфлоу для отправки рекламных писем по графику. Эти письма должны рассылаться только по вторникам. Поэтому вы добавляете действие Delay until a day or time , которое будет тормозить отправку писем до вторника, 11 утра.
Delay until event happens
Это действие останавливает воркфлоу до наступления определенного события. Например, отсрочка действия по контакту до того, как он откроет определенную страницу, либо заполнит форму.
Add if/then branch
Направляет объекты воркфлоу по различным веткам, в зависимости от условий. Почитать подробнее про ветвление в воркфлоу.
В примере выше: если в свойстве Industry объекта компании стоит значение Accounting, то объект пойдет по ветке YES. В противном случае, запустится сценарий из ветки NO.
Simple branch
Простые ветки Simple branch выполняют действия в зависимости от значения свойств и результата предыдущих шагов воркфлоу. Этот тип действия нельзя дополнить условиями AND или OR. В каждую такую схему можно добавить до 250 мини-веток для одного свойства.
Go to other action
В воркфлоу для компаний, сделок, расчетов и тикетов можно переключать ветки If/then на другое действие. Для этого используется настройка Go to other action, которая помогает замкнуть цикл действий.
Go to other action можно добавлять внутри одной или нескольких веток If/then. Это предотвращает зацикливание воркфлоу. Серым отмечаются действия, недоступные для выполнения внутри цикла.
Enroll in another workflow
Добавляет объект из этого воркфлоу в другую активную цепочку.
Примечание: объект добавляется только в воркфлоу того же типа (например, сделки можно добавлять только в воркфлоу для сделок).
Если объект уже присутствует в воркфлоу, то вы увидите сообщение об ошибке. Повторное включение в воркфлоу в данном случае невозможно.
Trigger a webhook
Примечание: это действие доступно только для лицензий Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Enterprise и Service Hub Enterprise.
Инициирует веб-хук во внешнем приложении. Это позволяет воркфлоу взаимодействовать со сторонними приложениями. Например, вебхук может отправлять информацию о компании из HubSpot в стороннюю CRM (в формате JSON).
Custom code
Примечание: доступно только для лицензий Operations Hub Professional.
Действие Custom code позволяет добавлять и выполнять JavaScript код, расширяя возможности воркфлоу.
Format data
Примечание: доступно для лицензий Operations Hub Professional.
Действие Format data позволяет автоматически исправлять и форматировать данные в CRM. Например, можно автоматически проставить первую заглавную букву в именах контактов или названиях компаний, вычислить значения или привести к единообразию заполненные поля.
Внутренняя коммуникация / Internal communication
Воркфлоу позволяет автоматизировать внутреннюю коммуникацию.
Send an internal email
Отправляет внутренний емейл пользователю, команде или владельцу контакта. Это письмо оформляется в стандартном стиле уведомлений HubSpot. Вы можете отправить сплошной текст, либо воспользоваться токенами по типам воркфлоу (например, в воркфлоу для контактов используются только токены для контактов). Для чего можно использовать внутренние емейлы:
- уведомить менеджера, когда его лид заполнит форму;
- уведомить менеджера, когда лид без закрепленного менеджера заполнит форму для демо-сессии.
- уведомить сервисного менеджера о посещении контактом определенных страниц из раздела Помощь.
В воркфлоу для контактов это действие отличается от Send internal marketing email, поскольку здесь вы не сможете выбирать одно из созданных емейлов для автоматизации.
Send an internal SMS
Отправляет менеджеру СМС о попадании объекта в воркфлоу, либо пересылает короткое текстовое сообщение на определенный номер.
Примечание: Для действия Send an internal SMS установлен лимит в 1 000 СМС в месяц для аккаунта. В начале каждого месяца этот лимит обнуляется.
Для отправки СМС HubSpot пользуется сторонним сервисом – Twilio. После первой отправки СМС событие воркфлоу в истории изменений будет отмечено как Initiated action. Затем этот статус меняется на успешный или неуспешный результат. При успешной отправке СМС статус события меняется на Sent SMS notification. При неуспешной отправке СМС статус события меняется на Unable to send because a fatal error occurred.
Иногда для изменения статуса события требуется порядка 72 часов. Если после отправки СМС через 72 часа снова появляется ошибка, то объект воркфлоу перемещается к следующему действию.
Send in-app notification
Отправляет командам или пользователям HubSpot уведомление в приложении. В воркфлоу для контактов это действие называется Send notification.
Внешняя коммуникация / External communication
Эти действия используются для уведомления контактов, связанных с объектами воркфлоу.
Send email
Примечание: Доступно для Marketing Hub Professional и Enterprise. Электронное письмо нельзя отправить более 100 контактам, связанным с объектом воркфлоу. Например, если в компании есть 150 контактов, то действие Send email отправит письмо только 100 контактам.
Рассылает автоматизированные маркетинговые письма контактам, связанным с объектом воркфлоу. Вы можете выбрать одно из существующих автоматизированных писем, либо создать новое через кнопку + Create new email.
Пользователи Service Hub Professional и Enterprise могут использовать Send email для отправки автоматизированных ответов при получении или закрытии тикета.
Интеграция / Integrations
Действия из раздела Integrations помогают взаимодействовать со внешними приложениями, уже интегрированными с HubSpot. HubSpot поддерживает ряд действий с интегрированными приложениями, включая отправку уведомлений в Slack.
Для просмотра и работы с действиями важно соблюсти ряд условий:
- нужно настроить интеграцию HubSpot и внешнего приложения.
- нужно интегрировать HubSpot-аккаунт с внешним приложением.
- внешние действия для воркфлоу должны быть созданы в системе.
Подробную информацию о доступных действиях рекомендуется уточнять в документации интегрированного сервиса.
Create a Trello Card
В HubSpot можно автоматически создавать карточки в Trello. Опция доступна после того, как вы подключите Trello в свой HubSpot-аккаунт. Это можно сделать из App Marketplace или напрямую из воркфлоу.
Send a Slack notification
При вызове действия воркфлоу отправляет уведомление в уже подключенное рабочее пространство Slack. Это действие поддерживается HubSpot.
Создание канала Slack в воркфлоу сделок и компаний
При добавлении действия с воркфлоу нажмите Create Slack channel. Укажите название канала в Channel name. Чтобы добавить токены персонализации в название канала, нажмите на Personalization token и выберите нужный токен в меню Add [объект] token. Укажите его значение по умолчанию в Default value и нажмите Insert.
Примечание: название канала не должно превышать 80 знаков. Допустимые символы: прописные буквы, числа, дефис и нижнее подчеркивание .
Настройки видимости канала можно изменить в меню Channel visibility. Затем нажмите Save.
Особенности:
- Запись/карточка, которая попадает в воркфлоу, должна быть закреплена за менеджером. Новый канал в Slack не будет создан, если для компании или сделки не назначен менеджер.
- Все каналы создаются от лица пользователя, который настроил интеграцию со Slack. Если пользователь удалится из Slack, то в HubSpot пропадет возможность создавать новые каналы.
- По умолчанию пользователь, который настроил интеграцию со Slack, автоматически получит приглашение присоединиться к каналу.
Create an Asana task
Для добавления действия перейдите во вкладку Connect an app и нажмите Create an Asana task.
Назначения / Assignment
Rotate [объект] to owner
Распределяет объекты воркфлоу между пользователями одной группы, либо между выбранными пользователями. Это действие доступно только для платных пользователей. В воркфлоу для контактов такое действие называется Rotate leads. Если вы хотите перераспределять объекты с уже назначенными менеджерами, то нажмите Overwrite if [объект] has an existing owner.
Действие Rotate [объект] to owner распространяется только на главных участников группы (Primary users). Дополнительные участники группы (Additional users) не участвуют в ротации.
Создание объектов / Create
Данный тип действий создает новый объект и связывает его с уже существующим объектом воркфлоу. Вы можете выбрать тип связей между объектами.
Create a deal
Примечание: доступно только для Sales Hub Professional и Enterprise.
Создает новую сделку для объекта воркфлоу.
Create a ticket
Примечание: это действие доступно только для Service Hub Professional и Enterprise.
Создает новый тикет для объекта воркфлоу.
Create a task
Создает новую задачу для объекта воркфлоу.
Изменение свойств / Property management
Обновляет значение свойств для объекта. Категории объектов для изменения свойств ограничены типом лицензии:
- Свойства контактов и компаний доступны для всех продуктов и типов лицензии.
- Свойства сделок доступны только в аккаунтах Sales Hub Professional и Enterprise.
- Свойства расчетов доступны только в аккаунтах Sales Hub Enterprise.
- Свойства тикетов доступны только для аккаунтов Service Hub Professional и Enterprise.
Примечание: изменить значения свойств через воркфлоу можно максимум для 100 записей. Например, вы добавили в компанию 150 контактов. В таком случае, воркфлоу для компании изменит значение свойств только в 100 первых контактах.
Set a property value
Изменяет значение свойства в объекте воркфлоу или в определенном типе свойств. Например, вы можете автоматически обновлять значения в каком-то свойстве контактов при создании сделки.
Если тип свойства объекта отличается от типа воркфлоу, то обновятся значения во всех записях этого типа. Например, если вы хотите изменить свойство сделки в воркфлоу для контактов, то обновятся значения этого свойства все сделок контакта из воркфлоу.
При настройке свойства с множественным выбором (Multiple checkbox) вы можете заменить текущее значение (Replace current value(s)), либо добавить новое к уже существующим (Append to current value(s)):
- Append to current value(s): добавляет новые значения к уже существующим. Используется в случаях, если вы хотите сохранить все возможные значения свойства.
- Replace current value(s): заменяет старое значение свойства на новое. Используется тогда, когда вы хотите перезаписать текущие значения свойства.
Copy a property value
Копирует значение из одного свойства объекта в другое, либо в свойство объекта другого типа. Например, вы можете скопировать значение свойства Phone Number из карточки компании в любое текстовое (Single-line text) свойство сделок.
Если тип целевого свойства отличается от типа воркфлоу, то значение свойства скопируется на все связанные записи этого типа. Например, вы можете скопировать свойство компании в свойство сделки в воркфлоу для компании, и все сделки, связанные с этой компанией, будут изменены.
При копировании свойства с множественным выбором (Multiple checkbox) вы можете заменить текущее значение (Replace current value(s)), либо добавить новое к уже существующим (Append to current value(s)):
- Append to current value(s): добавляет новые значения к уже существующим. Используется в случаях, если вы хотите сохранить все возможные значения свойства.
- Replace current value(s): заменяет старое значение свойства на новое. Используется тогда, когда вы хотите перезаписать текущие значения свойства.
Clear a property value
Удаляет значение из свойства. Это может быть свойство в объекте воркфлоу, либо свойство объекта другого типа. Например, вы можете удалить значение в свойстве Lead Status для всех контактов, связанных со сделкой из воркфлоу.
Если тип свойства отличается от типа воркфлоу, то Clear a property value очистит значение свойства во всех записях объекта данного типа. Например, если вы хотите удалить значение в свойстве сделки, а сама сделка проходит через воркфлоу для контактов, то система автоматически удалит все значения этого свойства для всех сделок, связанных с контактом.
Increase or decrease a property value
Увеличивает или уменьшает значение в числовом (Number) свойстве объекта. Пример: для каждой компании, попавшей в определенный воркфлоу, вы можете увеличивать значение числового свойства (например, количество заказов).
Прочие действия, доступные в воркфлоу для контактов
Эти действия доступны только в воркфлоу для контактов.
Add to static list
Добавляет контакт из воркфлоу в статичный список.
Примечание: это действие доступно только для Marketing Hub Professional и Enterprise.
Remove from static list
Удаляет контакт воркфлоу из статичного списка.
Примечание: это действие доступно только для Marketing Hub Professional и Enterprise.
Add to ads audience
Добавляет контакты в новую или уже существующую (и добавленную в воркфлоу) аудиторию рекламы.
Remove from ads audience
Удаляет контакты из аудитории рекламы. Доступно только для аудиторий, уже добавленных в воркфлоу.
Manage subscription status
Настройка статуса подписки для контактов из воркфлоу. Здесь вы можете выбрать новый статус попадания в определенный тип подписки, а также настроить правовые основания для рассылки писем контакту и согласие контакта на коммуникацию с вами.
Send internal marketing email
Отправка автоматизированного письма на адрес из свойства Email, либо из другого свойства с типом Email. В отличие от Send internal email, здесь вы можете выбрать одно из нескольких автоматизированных писем.
Set a Salesforce task
Добавляет задачу для менеджера контакта в Salesforce. Задача создается сразу после попадания контакта в воркфлоу и/или назначения менеджера.
Set a Salesforce campaign
Добавляет кампанию Salesforce для контакта из воркфлоу.
